Algemene bepalingen
Vul indien nodig een activiteitenfiche van de stad Waregem in die je vindt op www.waregem.be/activiteitenfiche <http://www.waregem.be/activiteitenfiche>.
Respecteer alle speciale regels (o.a. over geluid en einduur) die de stad oplegt bij de goedkeuring van je aanvraag via de activiteitenfiche.
Gebruik de zaal steeds als een goede huisvader en zorg dat al jullie gasten dat ook doen.
Respecteer alle regels inzake algemeen rookverbod, alcohol, en muziek- en geluid.
Respecteer alle veiligheidsregels.
Wees zuinig met energiegebruik tijdens heel jouw huurperiode, ook voor of na jouw eventuele publieksactiviteit.

Meer informatie en verdere omschrijving van deze eenvoudige regels vind je hieronder:
Welke activiteiten en personen zijn er toegelaten?
Als gebruiker van het OC is men verplicht zich als een goede huisvader te gedragen. Dit impliceert onder meer dat men zich houdt aan alle toepasselijke veiligheidsregels in dit reglement, die enkel als exemplatieve opsomming geldt, zonder dat de verantwoordelijkheid van de gebruiker hiertoe dus beperkt is.
Bij overtreding van de regels kan eventuele schadevergoeding geëist worden.
De gebruiker kan o.a. aansprakelijk gesteld worden wanneer:
a. de organisatie niet strookt met de inhoud van dit reglement.
b. de gasten zich niet houden aan het huisreglement.
c. de veiligheid op gelijk welke manier in gedrang gebracht wordt.
Aard van de activiteiten: alle activiteiten zijn toegelaten, tenzij strikt commerciële en strikt religieuze activiteiten. Activiteiten waarin haat, racisme of ander extremistisch gedachtegoed wordt verspreid, is eveneens niet toegelaten. Ook activiteiten die de goede zeden schenden, huwelijksfeesten, meerdaagse privéfeesten en rouwmaaltijden zijn niet toegestaan. De Raad van Bestuur van de EVA-vzw Ontmoetingscentra Waregem of zijn aangestelde behoudt zich het recht over het al dan niet aanvaarden van het evenement.
Het is verboden de ruimte te gebruiken voor andere doeleinden dan aangegeven op het huurcontract, andere zalen te gebruiken dan gevraagd, andere uren of dagen te gebruiken dan gevraagd of de ruimte onder te verhuren aan anderen. Aan minderjarigen wordt niet verhuurd. Groepen waarvoor zich geen verantwoordelijke aanmeldt, worden de toegang geweigerd.
Personen die onder invloed zijn van verdovende middelen en/of alcohol worden de toegang tot het gebouw ontzegd. Ook wie door wangedrag de openbare orde, rust of veiligheid verstoort, wordt de toegang ontzegd.
Huisdieren zijn niet toegelaten in de gebouwen, tenzij assistentiehonden.
Mag er binnen gerookt worden?
Het algemeen rookverbod in openbare plaatsen is van kracht in alle lokalen van het OC (K.B. 13 december 2005).  Als gebruiker bent u eveneens verantwoordelijk voor het respecteren van dit verbod door uw gasten/bezoekers. 
Wie mag er alcohol aangeboden worden?
De wetgeving inzake leeftijdsgrenzen voor het schenken en verkopen van alcohol aan minderjarigen is van kracht in het OC.  Alcoholhoudende dranken mogen niet verkocht, geschonken of aangeboden worden aan jongeren onder de 16 jaar.  Voor sterke dranken ligt deze leeftijdsgrens op 18 jaar.  De gebruiker is verantwoordelijk voor het respecteren van dit verbod door zijn gasten/bezoekers.
Mag er zonder beperking muziek of lawaai gemaakt worden?
Volgens de algemene politieverordening moet  elk evenement  dat plaatsvindt op het openbaar domein of invloed heeft op het openbaar domein aangevraagd worden via de activiteitenfiche van de stad Waregem, minstens dertig dagen voor het evenement. Meer info vindt u op www.waregem.be/activiteitenfiche <http://www.waregem.be/activiteitenfiche> en www.waregem.be/APV <http://www.waregem.be/APV>  of informeer u bij de Dienst Feestelijkheden.

Elke gebruiker verbindt zich er toe te zullen voldoen aan de voorschriften inzake SABAM en Billijke Vergoeding.  Meer informatie op  vindt u op
www.waregem.be/activiteitenfiche <http://www.waregem.be/activiteitenfiche>.
Elke gebruiker verbindt zich er toe te zullen voldoen aan de voorschriften inzake geluidsnormen (in voege dd. 1 januari 2013). De gebruiker dient via de activiteitenfiche een geluidsverantwoordelijke aan te duiden cfr.  de bepalingen van het geluidsplan. Bij muziekactiviteiten geldt in het OC een geluidsnorm van maximaal 85dB(A)LAeq,15min. De gebruiker is steeds verantwoordelijk voor de toepassing en naleving van de wettelijke reglementering voor geluidsnormen (Vlarem II, hoofdstuk 6.7.).  Meer info over het geluidsplan vindt u op
www.waregem.be/activiteitenfiche <http://www.waregem.be/activiteitenfiche>.
Het college van burgemeester en schepenen kan toelating verlenen af te wijken van dit maximaal geluidsniveau, ter gelegenheid van een muziekactiviteit gekoppeld aan een bijzondere gelegenheid. De gebruiker dient zelf in te staan voor de aanvraag tot afwijking en maakt hiervoor gebruik van de activiteitenfiche op de website van de stad. Bij toelating tot afwijking is de gebruiker verantwoordelijk voor de toepassing en naleving van de voorwaarden uit dit besluit.  In geval van overschrijding van de geluidsnormen en/of het niet naleven van de voorwaarden uit de toestemming tot afwijking, zijn gebeurlijke boetes ten laste van de gebruiker.

Lawaai afkomstig van muziek, gasten/bezoekers die buiten roken als van spelende kinderen, vallen onder de rechtstreekse verantwoordelijkheid van de gebruiker. Wees ook overdag respectvol en hou ramen en deuren gesloten. Na 22u mag er geen overlast zijn voor de buurt.
Respecteer de activiteit en rust van andere gebruikers. Stoor hen niet en bewaar de privacy.

Wat moet je doen om de (brand)veiligheid te verzekeren?

Het is o.a. niet toegestaan:
a. vuilnis of ander materiaal te plaatsen in de vluchtwegen, voor de deuren en voor de toegang tot nutsvoorzieningen (o.a. gaskraan). In geval van nood moet het gebouw zo snel mogelijk kunnen ontruimd worden. Er moet voldoende ruimte (vier meter) zowel in de breedte als in de hoogte vrijgelaten worden opdat de brandweerwagens het gebouw ongehinderd kunnen bereiken.
b. te roken in het OC.
c. de pictogrammen of andere vormen van signalisatie te verwijderen, te beschadigen, of te bedekken.
d. nieuwe zekeringen te plaatsen of zekeringen te overbruggen.
e. gasflessen in het OC te brengen, buiten is verharding ter beschikking voor het gebruik hiervan.
f. niet afgeschermde kaarsen te gebruiken.
g. het maximum aantal toegelaten personen  te overschrijden

Brandblustoestellen moeten ten allen tijde makkelijk bereikbaar zijn en mogen enkel gebruikt worden om ontstane brandjes te blussen. Indien ze gebruikt werden, moet de uitbater hiervan op de hoogte gesteld worden.  (Nood)uitgangen dienen steeds vrij te blijven.
De gebruiker zorgt ervoor dat er steeds iemand met een GSM aanwezig is om in noodgevallen de hulpdiensten te verwittigen.
In geval van brand moet de brandweer verwittigd worden, ook al lijkt het alsof de gebruikers zelf in staat waren om de brand te blussen: in dat geval gaat de brandweer na of er geen smeulende resten achterbleven, of alles voldoende veilig is,...
De gebruiker dient onder andere te zorgen dat:
a. er geen brandbaar materiaal tegen de gevel van het gebouw gestapeld wordt.
b. er geen hete of smeulende afvalresten in de vuilnisbak gegooid worden.
c. er geen bijkomende toestellen gebruikt worden die niet in goede staat zijn.
Indien er versiering wordt aangebracht, dient deze brandvrij of brandvertragend te zijn.
De gebruiker zorgt ervoor dat onder andere de elektrische snoeren over de grond vastgeplakt worden zodat niet kan gestruikeld worden.
Friteuses en andere kooktoestellen mogen enkel in de daarvoor voorziene ruimte gebruikt worden.
De hoeveelheid aanwezige brandbare producten moeten tot het uiterste minimum beperkt worden.
De gebruiker verklaart op de hoogte te zijn van de locatie van de (hoofd)afsluiters van gas, elektriciteit en water.
Bij het organiseren van activiteiten met een groot aantal publiek (o.a. fuiven, bals, ...) moet de gebruiker ervoor zorgen dat er toezicht en begeleiding aanwezig is, dit kunnen stewards (vrijwilligers) zijn of vergunde bewakingsdiensten. Het toezichthoudende personeel moet beschikken over duidelijk herkenbare kledij. Het toezichthoudende en begeleidende personeel moet vooraf gebrieft worden door de gebruiker over de interne veiligheidsprocedure.
Vóór het verlaten van het OC moet de gebruiker er zich onder andere van vergewissen dat:
a. er geen elektrische apparatuur ingeschakeld blijft.
b. alles in oorspronkelijke staat is achtergelaten.
c. de gebruikte propaanflessen dichtgedraaid zijn.
d. een brandincident gemeld wordt aan de uitbater.
e. lichten gedoofd zijn
f.  iedereen het gebouw verlaten heeft.
De gebruiker van de lokalen is persoonlijk verantwoordelijk voor het verbruik van elektriciteit, water en gas.  Hij neemt er kennis van dat buitenmatig verbruik hem bijkomend kan aangerekend worden.

Wie is er aansprakelijk bij inbreuken en wie mag ter plaatse controleren of alles goed verloopt?

Het OC wordt beheerd door de Raad van Bestuur van de EVA-vzw Ontmoetingscentra Waregem of haar aangestelde, verder vermeld als ‘de EVA (extern verzelfstandigd agentschap)’.  Zij krijgt van de Stad Waregem de toelating om de infrastructuur te beheren, onderhouden en verhuren als een goede huisvader.
Het toezicht op het gebruik en het onderhoud van de gebouwen wordt waargenomen door een aangestelde van de EVA.
De Raad van Bestuur van de EVA-vzw Ontmoetingcentra Waregem, haar aangestelde of een afgevaardigde van het Stadsbestuur heeft het recht om op eender welk ogenblik de lokalen te

inspecteren en ter plaatse na te gaan of de reglementen juist worden nageleefd. Deze controles gebeuren met respect voor de activiteit die op dat moment aan de gang is.
Inbreuken gepleegd op het reglement, kunnen leiden tot onmiddellijke stopzetting van de activiteit, inhouding van de waarborg en verbod op toekomstig gebruik van het OC.
In geval van klachten of betwistingen dient eerst en vooral een aangestelde van de EVA te worden ingelicht.
Een afschrift van dit huishoudelijk reglement hangt ook uit in het OC, zodat u tijdens het gebruik van uw zaal nog kunt nagaan waaraan u zich heeft verbonden. Zo weten uw bezoekers/gasten ook waaraan zich te houden.

De Raad van Bestuur van de EVA-vzw Ontmoetingcentra Waregem kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele ongevallen, schade of diefstal. Iedere gebruiker dient zijn eigen risico’s te verzekeren en de nodige voorzorgsmaatregelen te treffen.

Wat is er toegelaten met betrekking tot aankleding van de zalen?

Er mogen geen nagels, nietjes, duimspijkers, plakband of enig ander bevestigingsmateriaal aangebracht worden in/op de muren, de deuren, het schrijnwerk of het plafond.
Affiches en/of aankondigingen mogen opgehangen worden op de daartoe voorziene plaatsen na toestemming van een aangestelde van de Raad van Bestuur.
Het aanbrengen van wandbekleding en/of versieringen mag enkel en alleen met brandvrije of minstens brandvertragende materialen gebeuren en tevens mits toestemming van een aangestelde van de Raad van Bestuur.

Wat is de algemene regel bij aanvragen en reservaties?

De gebruikersovereenkomst wordt toegestuurd aan de aanvrager en moet binnen de 14 dagen ondertekend teruggestuurd worden, zo niet vervalt de aangevraagde datum.

Prijslijsten
De vermelde tarieven van drank en schoonmaak zijn gebaseerd op tarieven die door externe leveranciers worden aangerekend aan het OC. In het geval het OC zelf geconfronteerd wordt met aanpassingen van de aangerekende tarieven behoudt het OC zich het recht voor ook haar tarieven aan te passen die aangerekend worden aan de gebruiker.

GEBRUIKERSREGLEMENT OC De Bilkhage (SOBA)

1. Aanvraag en reservatie
a.
Elke aanvraag wordt gericht aan een aangestelde van de EVA.  Zij moet titel en aard van de activiteit vermelden, evenals de prijs van de inkom, dranken en versnaperingen.  Eventuele affiches welke de manifestatie aankondigen moeten de inkomprijs vermelden.
b. Datum van de aanvraag is het criterium dat de toewijzing regelt en wel zo dat de eerste schriftelijke binnengekomen aanvrager de zaal toegewezen krijgt.
c. Indien men om een of andere reden geen toewijzing kan doen, wordt de definitieve toewijzing door de aangestelden van de EVA  gedaan in de volgende bijeenkomst, en gebeurlijk schriftelijk aan de betrokkenen meegedeeld.
d. De gebruikersovereenkomst “Het Contract” genoemd geeft recht op:
i. Gebruik van het omschreven lokaal
ii. Verlichting en verwarming
iii. Gebruik van de faciliteiten
e. De zalen en accommodaties staan ter beschikking voor het inrichten van privéaangelegenheden enkel voor personen woonachtig te Waregem.  Vrienden en familie van Waregemnaars komen hiervoor niet in aanmerking. Voorrang wordt verleend aan de inwoners van de Bilkhage en aanpalende.
f. TD’s, (verjaardags)fuiven en bals zijn niet toegelaten.

2. Annulering en overmacht
a.
Wanneer het in kennis stellen van niet-gebruik te laat zou gebeuren, kan de Raad van Bestuur van de EVA beslissen dat de huur ervan toch zal moeten betaald worden.  Onder ‘te laat’ wordt verstaan minstens een maand voor de geplande activiteit.

3. Betalingsmodaliteiten
a.
Het betalen en de afrekening van respectievelijke huur en eventuele verbruikte dranken en versnaperingen dient te gebeuren binnen de acht dagen na de activiteit.
b. Wie het verschuldigde bedrag binnen deze termijn niet betaalt, kan elk verder gebruik worden ontzegd, en stelt zich daarenboven bloot aan gerechtelijke vervolgingen.
c. De kost voor het kuisen wordt betaald bij het afhalen van de sleutel.

4. Ingebruikname
a.
Er mogen maximaal 160 aanwezigen zijn.

5. Dranken/materiaal

a.
Alle gebruikers van het SOBA verplichten zich ertoe enkel de bieren, frisdranken, eventueel versnaperingen en andere dranken te gebruiken welke voorradig zijn
b. Afgevaardigden van de brouwerij of een aangestelde van de EVA  kunnen ten allen tijde deze verplichtingen controleren.  Bij overtreding wordt een boete aangerekend door de brouwerij.  Deze boete zal ten laste van de huurder/gebruiker gelegd worden.
c. Grote flessen dienen volledig te worden afgenomen.  Koffie mag door de gebruikers zelf worden meegebracht .

6. Opkuis

a.
De gebruikers moeten het gebouw in perfecte staat houden en ordentelijk verlaten
b. Karton, flessen, verpakkingen en etensresten dienen meegenomen te worden
c. Opkuis moet voltooid zijn tegen 10uur van de dag volgend op de dag van de activiteit.
d. Schade zal worden aangerekend, alsmede de gebrekkige opkuis van de accommodatie.
e. Schrobben van de vloeren met zeep gebeurt door de door de Raad van Bestuur van de EVA aangeduide personen.
f. Borden, bestek en glazen worden door de huurder afgewassen en op hun juiste plaats terug gezet.
g. Stoelen en tafels worden terug geplaatst in de bergruimte zoals op de foto’s aangegeven.
h. De toiletten dienen proper gehouden te worden. Isomo en confetti kunnen de afvoerleidingen verstoppen en zijn dus niet toegelaten.
i. Ontbrekend, gebroken of vernield materiaal zal aangerekend worden aan kostprijs.


Prijslijst OC Bilkhage (SOBA)

Huur zalen:
Activiteiten van culturele aard en vergaderingen € 12,50
Privaataangelegenheden (geen huwelijksfeest noch rouwmaaltijden), familiefeest € 60,00

Poetsen:
€ 50,00 te betalen bij afhalen van de sleutel

Dranken:
Drank Prijs
Bavik  vat 50l € 150,00
Bavik  fles € 0,90
Kriek € 1,30
Wittekerke € 1,00
Carlsberg € 1,40
Fruitsap 1l € 2,00
Limonade 25cl € 0,80
Spa bruis 1l € 2,00
Spa plat 1l € 2,00
Cola 1l € 3,00
Cola 33cl € 1,00
Cola Zero 33cl € 1,00
Ice Tea 33cl € 1,00
Petrus Blond € 1,50
Petrus Dubbel Bruin € 1,50
Petrus Gouden Tripel € 2,00
Kwaremont € 1,50

Schadevergoeding bij inbreuk verplichte drankafname: €307,39

Materialen:
Muziekinstallatie : € 10,00
Gebroken glas : € 0,65/glas
Koffiemachines : € 10,00
Zakjes koffie : € 3,00
Vuilniszak : € 1,60
Witte tafel : € 2,00/stuk
Plastic stoel : € 0,50/stuk
Houten stoel : € 0,25/stuk
Receptietafel met rok : € 5,00/stuk
Receptietafel zdr rok : € 3,00/stuk
wassen rokken : € 2,00/stuk
wassen tafelkleed klein : € 1,50/stuk
wassen tafelkleed groot : € 2,00/stuk
Huurprijs tafels en stoelen is enkel van toepassing voor gebruik buitenshuis. Voor gebruik binnen wordt geen huurprijs aangerekend voor tafels en stoelen.
Voor bestuursleden is het uitlenen van materiaal gratis indien het voor eigen gebruik is!